文書作成ソフトといえば真っ先に思いうかぶのはWordではないでしょうか。
Wordは文書作成に特化したソフトなので、多くの企業は文書作成で使っています。
では、Excelでの文書作成はどうなのでしょうか？
Excelは表計算ソフトなので文書作成に使うのは間違っているという人もいます。
本当にそうなのか見てみましょう。
【Wordは優れているが、限界がある】
Wordは確かに文書作成ソフトとして優れているのですが、
書き出し部分を統一するのにひと手間かかることもありますし、
複雑な表を作るのに向いていません。
単に文書を作成するのであれば非常に優れているのですが、そこには限界があります。
そんな時に活用できるのがExcelです。
書き出し部分を調整したければ、セル幅を調整するだけで済みますし
複雑な表やグラフを挿入することもできます。
レイアウトも縦横を簡単に設定でいますし、用紙サイズも別シートにして
それぞれで設定することもできます。
【セルの書式設定が必要】
EXCELで資料を作成する場合に注意したいのが、ゼロから始まる値の入力です。
00001といったような入力は通常「1」と表示されてしまいますし、
@で始まる文言はそのままでは入力できません。
前に「’」を入れるなどの工夫が必要になります。
日付や時間もセルの書式設定で変更しなければ、思うようなフォーマットで
表示することができないなどの問題もあります。
これらを勘案して、作成する文書がWord、Excelのどちらを使えば
より効率的に作成できるかを判断するといいでしょう。
ただ、中には文章はWordで統一！という会社もありますので、そのあたりの
縛りにはご注意ください。